Vertragsmanagement-System für Breitbanddienste

Überblick

Der Ausbau von Glasfaser-bis-zum-Haus-Netzen (FTTH) ist ein zentraler Bestandteil der Breitbandstrategie der Deutsche Telekom, und dieser Ausbau basiert auf Kooperationsverträgen – sowohl für kommerziell finanzierte Glasfaserprojekte als auch für öffentlich geförderte Infrastrukturvorhaben.

Diese Verträge sind selten unkompliziert. Sie umfassen ein Geflecht technischer und rechtlicher Abhängigkeiten, und manche laufen bis zu 30 Jahre. Die Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Compliance und die langfristige Verfügbarkeit von Vertragsinformationen sind entsprechend hoch.

Herausforderung

Die im Telekom-Konzern bereits eingesetzten Vertragsmanagement-Systeme waren nicht für Vereinbarungen dieser Art ausgelegt. Die Inhalte waren zu komplex, die Laufzeiten zu lang und die Anforderungen an Dokumentation, Fristen und Nachvollziehbarkeit zu spezifisch. Individuelle OneDrive-Strukturen füllten die Lücke, konnten jedoch weder die erforderliche Revisionssicherheit noch die geforderte Transparenz gewährleisten – und sie erschwerten Onboarding und Wissenstransfer jedes Mal, wenn neue Mitarbeitende zum Team stießen.

Ohne eine zentrale, regelkonforme Lösung bestand das reale Risiko, dass operative Prozesse ineffizient blieben und wichtige regulatorische Anforderungen nicht zuverlässig erfüllt wurden.

Unsere Lösung

Im Jahr 2023 übernahm iits-consulting die Entwicklung eines maßgeschneiderten Vertragsmanagement-Systems: VIBeS (Vertragsmanagementsystem Breitband-Services). Das Ziel war ein einheitlicher, nachhaltiger Weg zur Verwaltung von Kooperationsverträgen – aufgebaut auf revisionssicherer Dokumentenablage, leicht auffindbaren Informationen, vollständiger Transparenz über Vertragsinhalte und reduzierter operativer Komplexität.

Das Team betrachtete das Projekt als strategische Weiterentwicklung bestehender Prozesse und nicht als rein technische Implementierung. Etablierte Arbeitsabläufe wurden hinterfragt, Annahmen überprüft und jede Entscheidung am langfristigen Mehrwert für die Organisation gemessen. VIBeS wurde so konzipiert, dass es die Anforderungen des Telekom-Konzerns an Sicherheit, Compliance und Zusammenarbeit erfüllt und gleichzeitig die tägliche Arbeit in den Geschäftsbereichen spürbar vereinfacht.

Geschäftlicher Nutzen

VIBeS ist heute eine etablierte Plattform, die konzernweit bei der Deutsche Telekom im Einsatz ist. Sie bietet komplexen Kooperationsverträgen im Glasfaserausbau eine einheitliche, transparente und revisionssichere Grundlage.

Mitarbeitende können Vertragsinhalte schneller erfassen, benötigte Dokumente zuverlässig auffinden und kritische Fristen durch integrierte Erinnerungen im Blick behalten. Ein KPI-Dashboard stellt die für Steuerungsentscheidungen relevanten Kennzahlen bereit und unterstützt ein besseres tägliches Vertragsmanagement, während ein Informationsportal die strukturierte Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern ermöglicht.

Über die Reduzierung manuellen Aufwands hinaus hat VIBeS den Wissenstransfer, die Compliance und die langfristige Kontinuität im Team verbessert.