Vertragsmanagement-System für Breitbanddienste

Überblick

Der Ausbau von Fibre-to-the-Home-Netzen (FTTH) ist ein zentraler Teil der Breitbandstrategie der Deutsche Telekom. Grundlage dafür sind Kooperationsverträge, sowohl für den eigenwirtschaftlichen Glasfaserausbau als auch für öffentlich geförderte Infrastrukturprojekte.

Diese Verträge sind selten einfach. Sie enthalten ein Geflecht aus technischen und rechtlichen Abhängigkeiten, manche laufen bis zu 30 Jahre. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Compliance und die langfristige Verfügbarkeit der Vertragsinformationen.

Herausforderung

Die Vertragsmanagementsysteme, die im Telekom-Konzern bereits im Einsatz waren, sind für solche Verträge nicht ausgelegt. Die Inhalte waren zu komplex, die Laufzeiten zu lang und die Anforderungen an Dokumentation, Fristen und Nachvollziehbarkeit zu speziell. Einzelne OneDrive-Ablagen füllten die Lücke. Die nötige Revisionssicherheit und Transparenz konnten sie aber nicht bieten. Außerdem erschwerten sie Onboarding und Wissenstransfer bei jedem neuen Teammitglied.

Ohne eine zentrale, regelkonforme Lösung bestand ein konkretes Risiko: Operative Prozesse wären ineffizient geblieben, und wichtige regulatorische Anforderungen wären nicht zuverlässig erfüllt worden.

Unsere Lösung

2023 übernahm iits-consulting die Entwicklung von VIBeS (Vertragsmanagementsystem Breitband-Services), einem Vertragsmanagementsystem für Kooperationsverträge im Glasfaserausbau. Der Auftrag umfasste fünf Ziele:

• Eine einheitliche und nachhaltige Lösung für Kooperationsverträge entwickeln
• Geltende Compliance-Richtlinien und Sicherheitsanforderungen erfüllen
• Dokumente revisionssicher ablegen und abrufen
• Operative Komplexität reduzieren
• Wissenstransfer sicherstellen

Das Team verstand das Projekt als strategische Weiterentwicklung bestehender Prozesse, nicht als rein technische Umsetzung. Es hinterfragte etablierte Workflows, prüfte Annahmen und bewertete jede Entscheidung nach ihrem langfristigen Nutzen für die Organisation. VIBeS erfüllt die Anforderungen des Telekom-Konzerns an Sicherheit, Compliance und Zusammenarbeit und macht die tägliche Arbeit in den Fachbereichen spürbar einfacher.

Geschäftlicher Nutzen

VIBeS ist heute etabliert und wird gesellschaftsübergreifend innerhalb der Deutschen Telekom genutzt und geschätzt. Komplexe Kooperationsverträge im Glasfaserausbau haben damit eine einheitliche, transparente und revisionssichere Grundlage.

Mitarbeitende erfassen Vertragsinhalte schneller, finden benötigte Dokumente zuverlässig und behalten kritische Fristen dank integrierter Erinnerungen im Blick. Ein KPI-Dashboard zeigt die steuerungsrelevanten Informationen und unterstützt das tägliche Vertragsmanagement. Ein Informationsportal ermöglicht eine strukturierte Zusammenarbeit mit den Kooperationspartnern.

VIBeS reduziert den manuellen Aufwand. Darüber hinaus hat die Plattform Wissenstransfer, Compliance und die langfristige Kontinuität im Team verbessert.