Professionell aussortiert. Falsch eingestellt. Schlecht bewertet.

Viele Unternehmen haben ihre Bewerbungsprozesse über Jahre ausgearbeitet und verfeinert. Es gibt mehrere Gesprächsrunden, festgelegte Zuständigkeiten, einen Fragenkatalog und vielleicht eine Take-Home-Aufgabe. Der Ablauf wirkt gründlich und professionell. Doch wie gut ein Prozess organisiert ist, sagt noch wenig darüber aus, was beide Seiten dabei tatsächlich voneinander erfahren. Manchmal zeigt sich schon kurz nach der Einstellung, dass hinter denselben Begriffen unterschiedliche Erwartungen standen: „Eigenverantwortung“ bedeutete für die eine Seite Gestaltungsspielraum, für die andere selbstständiges Abarbeiten. Fachlich passt vieles, im Arbeitsalltag entstehen trotzdem Konflikte. Abgelehnte Kandidaten beschweren sich auf Plattformen wie kununu trotz freundlicher Gespräche.

„Man hat eben nur begrenzt Zeit“, „Man kann nur erfahren, was jemand preisgeben möchte“, „Im Bewerbungsgespräch hat sich die andere Seite ganz anders gezeigt“ sind die typischen Sätze, die man jetzt hören kann. All das kann stimmen. Es beantwortet aber nicht die Frage, ob das Interview überhaupt darauf ausgelegt war, die entscheidenden Dinge herauszufinden - und den Raum dafür gelassen hat. Viele Unternehmen halten ihren Prozess für effizient, weil er einheitlich ist. Doch ein standardisierter Ablauf für unterschiedliche Rollen macht Gespräche nur gut vergleichbar, jedoch nicht unbedingt aussagekräftig. Ein strukturiertes Interview wird zum Selbstzweck, wenn das Abarbeiten der vorgesehenen Schritte wichtiger ist als die Erkenntnisse daraus.

Ein guter Auswahlprozess muss deshalb mehr leisten als Bewerbende zu prüfen. Er muss beiden Seiten ermöglichen, eine begründete Entscheidung über die Zusammenarbeit zu treffen. Sieben Veränderungen helfen dabei, Auswahlprozesse zielgerichteter zu gestalten, Erwartungen früher abzugleichen und Bewerbenden fairer zu begegnen:

1. Vorauswahl und Gespräche anpassen

Wer CVs nur nach Buzzwords filtert, bekommt irgendwann vor allem Lebensläufe, die für diesen Filter optimiert wurden. Auch Abschlüsse und Noten erleichtern die Auswahl, sagen aber wenig darüber aus, wie jemand im Arbeitsalltag Probleme löst oder mit anderen zusammenarbeitet. Wird im Interview dann noch der Werdegang chronologisch abgefragt, bleibt für genau diese Fragen kaum Zeit.

Ein Lebenslauf sollte gerade durch ungewöhnliche Wege und persönliche Interessen eine Chance haben, in die engere Auswahl gezogen zu werden, ohne vorher einem Filter zum Opfer zu fallen. Relevant sind vor allem die Erfahrungen hinter den Stationen. Um diese im Gespräch zu erkunden, müssen die Anwesenden den Lebenslauf vorher gelesen haben. Wer Bewerbende im Gespräch bittet, den CV noch einmal vorzustellen, holt lediglich die versäumte Vorbereitung nach - auf Kosten der gemeinsamen Zeit.

Im Gespräch möchten beide Seiten verstehen, ob Rolle, Arbeitsweise und Erwartungen zusammenpassen. Dafür benötigt man Zeit und Spielraum. Eine gewisse Struktur ist kein Gegner guter Gespräche. Problematisch wird sie, wenn eine angeregte Diskussion unterbrochen wird, damit die nächste Frage vom Leitfaden abgearbeitet werden kann. In diesem Moment wird ein organisches Gespräch zum Verhör.

Anstatt einen starren Fragenkatalog durchzugehen, sollte ein Interview Themengebiete mit klaren Erkenntniszielen haben: Vorlieben im Arbeitsalltag, Fähigkeiten in der Konfliktlösung, Qualitätsbewusstsein und so weiter. Die Themen sollten genügend Raum für Rückfragen und Vertiefungen bieten. Vergleichbarkeit entsteht nicht dadurch, dass alle dieselben Fragen hören. Sie entsteht dadurch, dass bei allen dieselben relevanten Fähigkeiten und Arbeitsweisen beurteilt werden.

Erik: Ich freue mich am meisten über die Interviews mit ungewöhnlichen Lebensläufen. Häufig entstehen hier meine interessantesten Interviews; ich lerne einen leidenschaftlichen Menschen kennen.

Georg: Wir nutzen für jedes Interview ein Template. Dies besteht nur aus den wichtigsten Aspekten, die wir im Interview abdecken wollen. Zusätzlich notiere ich mir an den Bewerbenden angepasste Fragen, aber selbst die werden im Gespräch teilweise gestrichen oder ergänzt, je nachdem, wie das Interview verläuft.

2. Den richtigen Teilnehmerkreis bestimmen

Warum nimmt ein Geschäftsführer am Interview teil, wenn er mit der Person später nicht zusammenarbeiten wird? Warum sitzt eine Führungskraft dabei, die den ausgeschriebenen Tätigkeitsbereich seit Jahren nicht mehr ausgeübt hat? Hierarchie allein ist keine Qualifikation für ein aufschlussreiches Gespräch. Es ist jedoch eine Garantie für ein großes Geldverbrennen und eine erschwerte Terminfindung.

In ein Interview gehören vor allem die Menschen, die aktiv mit der bewerbenden Person zusammenarbeiten werden und den Arbeitsalltag leben, nicht nur kennen! Sie können festlegen, welche Kriterien für ihre Zusammenarbeit wichtig sind - und haben damit auch die Chance, selbst zu wachsen und besser ihre Bedürfnisse zu verstehen. Gleichzeitig entsteht auf beiden Seiten eine bessere Entscheidungsgrundlage, ob man sich eine zukünftige Zusammenarbeit vorstellen kann. Für jede teilnehmende Person sollte klar sein, welche für die Stelle relevante Perspektive sie einbringt.

Georg: Es reicht nicht, dass man als EntwicklerIn andere EntwicklerInnen interviewt. Wenn bei einem Interviewer im entsprechenden technischen Bereich keine tiefere Expertise vorhanden ist, stellen wir sicher, dass der Interviewpartner sie hat. Sogar bei nicht-technischen Interviews.

Sören: Bewerbende spiegeln uns regelmäßig, wie sehr sie es schätzen, im Interview mit ihren künftigen Kolleginnen und Kollegen zu sprechen, anstatt mit der HR-Abteilung.

3. Ein eigenes Bild machen

Bewerbende möchten einen guten ersten Eindruck hinterlassen, ebenso wie die potenziellen neuen Arbeitgeber. Es werden folglich die Antworten gegeben, von denen man vermutet, dass sie der Erwartungshaltung des Gegenübers entsprechen. Wer fragt wie „Kannst du dich schnell in neue Technologien einarbeiten?“ hat die Antwort mit der Frage bereits vorgegeben und entwertet. Für eine spätere Evaluation ist sie jedenfalls unbrauchbar.

Konkrete Situationen verdeutlichen Fähigkeiten besser als jede behauptete Eigenschaft - das gilt auch für die Eigendarstellung des Unternehmens. Wie Personen und Teams tatsächlich agieren, zeigt sich in ihrem Handeln. Kein Weg führt daran vorbei, über echte Situationen und das eigene Mitwirken daran zu sprechen.
Ein Leitfaden kann nur eine Richtung des Interviews vorgeben, jedoch nicht auf die individuellen Stationen eingehen. Wer wissen will, wie die Wirklichkeit aussieht, muss auch ein individuelles Gespräch führen.

Georg: Gerade offene Situationen, bei denen es kein klares Richtig und Falsch gibt, sind spannend, weil man den Bewerbenden beim Für und Wider der verschiedenen Lösungen zuhören kann und damit Einblicke in deren Gedankenwelt kriegt.

Sören: Ich stelle bewusst offene Fragen, damit meine Absicht nicht durchscheint. Anstatt beispielsweise zu fragen, ob jemand automatisierte Tests einsetzt, frage ich, worauf er bei der Softwareentwicklung besonders viel Wert legt. Was genannt wird, in welcher Reihenfolge und wie schnell, sagt mir oft mehr als jede Antwort auf eine geschlossene Frage.

4. Aufgaben gezielt wählen

Künstliche und komplexe Aufgaben für Bewerbende können einzelne Fähigkeiten sichtbar machen. Nur sollte man sie nicht mit einem allgemeinen Nachweis für die tägliche Arbeit verwechseln. Im Job darf und soll man bestehende Prozesse verstehen, verschiedene Werkzeuge einsetzen und mit KollegInnen diskutieren. Wer Bewerbenden diese Möglichkeiten im Interview nimmt, prüft vor allem, wie man ohne sie abschneidet.

Wer wissen will, wie jemand mit realen Alltagssituationen umgeht, sollte auch genau damit prüfen. Aufgaben, die nicht dem täglichen Job entsprechen, geben auch keinen Einblick, wie sich die bewerbende Person im Alltag verhält. Die Frage sollte nicht sein: Wie schwierig können wir den Auswahlprozess machen? Sondern: Welche Erkenntnisse für die spätere Zusammenarbeit liefert jede einzelne Aufgabe? Und steht sie im Verhältnis zum Aufwand für beide Seiten?

Noch problematischer sind Aufgaben, die mehrere Stunden Vorbereitung zu Hause erfordern. Sie verlangen Bewerbenden Freizeit ab, bevor überhaupt feststeht, ob beide Seiten zueinander passen. Wer wenig freie Zeit hat, startet mit einem Nachteil, der nichts über die Eignung für den Job aussagt. Und eine überzeugende Präsentation der Ergebnisse zeigt zunächst einmal, dass jemand eine Lösung präsentieren kann. Wie sie entstanden ist (allein, mit anderen Personen oder mithilfe von KI), bleibt offen.

Ein solches Verfahren sagt oft mehr über das Unternehmen aus als über die Person, die es einstellen will. Es erwartet Entgegenkommen, ohne selbst welches zeigen zu müssen, und verwechselt diesen einseitigen Einsatz mit einem gründlichen Bewerbungsprozess. Take-Home-Aufgaben sind kein gutes Auswahlkriterium; sie sind respektlos.

Erik: Unternehmen neigen dazu zu vergessen, dass auch Bewerbende mehrere Gespräche parallel führen (häufig neben dem aktuellen Arbeitsverhältnis). Wir versuchen, so viel Zeit wie nötig, aber so wenig Zeit wie möglich von den Bewerbenden zu beanspruchen.

Sören: Statt LeetCode-Aufgaben, wie sie manche Unternehmen stellen, geben wir im Interview Aufgaben, die unsere Mitarbeitenden genau so im Arbeitsalltag lösen. So können wir gleichzeitig die menschliche Zusammenarbeit prüfen.

5. Den Menschen nicht vergessen

Ob jemand Verständnis für den Fachbereich hat, ist wichtig. Ob Menschen miteinander arbeiten können, mindestens ebenso. Trotzdem fragen viele Interviewende detailliert nach Fachkenntnissen und erstaunlich wenig danach, wie jemand Feedback gibt, mit Widerspruch umgeht oder Entscheidungen trifft, wenn Informationen fehlen. Letzten Endes möchte man doch eine fachlich geeignete Person, mit der das Team gut zusammenarbeiten kann, einstellen.

Ein Bewerbungsgespräch sollte für beide Seiten zwei Dinge aufdecken: 1. welche Fähigkeiten oder Möglichkeiten existieren und 2. wie gearbeitet wird. Fachliche Skills können erlernt werden, Persönlichkeiten ändern sich selten. Neue Methodiken können eingeführt werden, aber eine Unternehmenskultur bewegt sich nur langsam. Wer den Fokus fast ausschließlich auf die Fachlichkeit legt, wird früher oder später Konflikte erzeugen.

Erik: Wir haben unseren Interviewprozess in zwei Gespräche aufgeteilt und nehmen uns genügend Zeit, um den Menschen UND deren Skills kennenzulernen.

Georg: Wenn ein Kandidat menschlich besonders heraussticht, aber eine fachliche Lücke hat, prüfen wir, ob wir die Zeit für eine technische Ausbildung nicht doch investieren können.

6. Es gibt kein "Vielleicht"

Alle Gespräche sind geführt, die wichtigen Themen besprochen, das Verfahren ist abgeschlossen. Das Unternehmen muss die Stelle besetzen, die bewerbende Person braucht vielleicht dringend einen Job. Man ist sich bei manchen Themen nicht ganz sicher, aber ein „Das wird schon“ ist verlockend. Doch wer offene Fragen einfach an die Probezeit delegiert, trifft keine Entscheidung. Man verschiebt die Verantwortung auf Kosten beider Seiten.

Was jetzt ungeklärt bleibt, kann später die Zusammenarbeit belasten: Erwartungen gehen auseinander, Konflikte entstehen, die Produktivität sinkt; sowohl bei der eingestellten Person als auch im vorhandenen Team. Im schlimmsten Fall erodiert die Unternehmenskultur. Es lohnt sich daher immer, die Zeit zu investieren und noch einmal nachzuhaken. Was muss geklärt werden, damit beide Seiten guten Gewissens zusammenfinden? Wenn das nicht gelingt, ist ein ehrliches "Nein" besser als eine Zusage, die sich schon jetzt nicht richtig anfühlt. Wenn es kein eindeutiges "Ja" ist, ist es ein eindeutiges "Nein".

Erik: Wir sind bestrebt, jeglichen Restzweifel auszuräumen. Eine Kollegin hatte einmal den Satz geäußert "If it's not a hell yeah, it's a hell no". Das ist bis heute ein Credo, an das wir uns halten.

Sören: Die Probezeit ist nicht dazu da, erst herauszufinden, ob jemand passt. Das sollte im Interview so weit wie möglich geklärt werden, sonst kostet es beide Seiten unnötig Zeit. Die Probezeit evaluiert die Tiefe und Beständigkeit von dem, was im Interview gezeigt wurde.

7. Feedback geben

Falls eine Absage überhaupt eintrifft, trifft sie Bewerbende oft hart (Ghosting scheint bei Unternehmen inzwischen salonfähig geworden zu sein). Die Nachricht besteht häufig aus nicht mehr als einem generischen Text: "Wir haben uns für eine andere Person entschieden". Was den Ausschlag gegeben hat, bleibt offen. Wer Zeit in Gespräche, Vorbereitung oder Aufgaben investiert hat, erfährt nicht einmal, ob fachliche Anforderungen oder unterschiedliche Erwartungen entscheidend waren.

Eine klare und zeitnahe Rückmeldung sollte selbstverständlich sein. Das gilt für beide Seiten. Auch Unternehmen sollten ein Interesse daran haben zu verstehen, warum sich ein Kandidat anders entscheidet.
Aus Sorge vor rechtlichen Risiken halten Unternehmen Absagen oft bewusst allgemein. Das erklärt die Zurückhaltung, rechtfertigt aber nicht völlige Sprachlosigkeit. Wer sich selbst weiterentwickeln möchte, sollte auch nachvollziehen können, woran der Prozess gescheitert ist. Kann ein Unternehmen nicht einmal klar benennen, was den Ausschlag gegeben hat, ist nicht die Rückmeldung das Problem, sondern das Auswahlverfahren.

Erik: Sobald mindestens ein Interview erfolgt ist, bieten wir Bewerbenden auf Anfrage ein Feedbackgespräch an. Wir wollen unseren KandidatInnen helfen sich zu verbessern und weiterzuentwickeln.

Georg: Ich habe zwar vor jedem Feedback-Call ein mulmiges Gefühl, aber die überwältigende Mehrheit der Gespräche verläuft positiv. Sie führen meist dazu, dass Personen ihr Profil nochmal stärken und sich später sogar erneut bei uns bewerben.

Abschließende Worte

All dies verhindert keine Konflikte im Unternehmen. Es sorgt auch nicht dafür, dass die Bewertung auf Plattformen wie kununu auf einmal durch die Decke gehen, weil niemand mehr Frust ablassen muss. Menschlichkeit ist weiterhin Teil unseres Jobs.

Die gemeinsame Zeit im Interview gut zu nutzen, bedeutet nicht, möglichst viele Fragen in ein Bewerbungsgespräch zu packen. Es geht darum herauszufinden, was wirklich zählt, und auch in einer ernsten Situation eine gute Zeit miteinander zu verbringen. Das kann zu passenderen Einstellungen und einer Bewerbungserfahrung führen, über die Bewerbende positiv sprechen. Auch nach einer Absage.