Vertragsmanagement für den Glasfaserausbau bei Breitbanddiensten

Überblick

Der FTTH-Ausbau (Fibre to the Home) der Deutschen Telekom basiert auf Kooperationsverträgen. Das macht das Vertragsmanagement im Glasfaserausbau zu einer zentralen Aufgabe. Der Ausbau von FTTH-Netzen ist ein Kernbestandteil der Breitbandstrategie der Deutschen Telekom. Die Verträge decken sowohl den eigenwirtschaftlichen Glasfaserausbau als auch öffentlich geförderte Infrastrukturprojekte ab.

Diese Verträge sind selten einfach. Sie bringen ein Geflecht aus technischen und rechtlichen Abhängigkeiten mit, und manche laufen bis zu 30 Jahre. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Compliance und die langfristige Verfügbarkeit der Vertragsinformationen.

Herausforderung

Die im Telekom-Konzern bereits eingesetzten Vertragsmanagementsysteme passten nicht zu solchen Verträgen. Die Inhalte waren zu komplex, die Laufzeiten zu lang und die Anforderungen an Dokumentation, Fristen und Nachvollziehbarkeit zu speziell.

Die Lücke füllten individuelle OneDrive-Strukturen. Sie boten aber nicht die Revisionssicherheit und Transparenz, die die Verträge verlangten. Außerdem erschwerten sie Onboarding und Wissenstransfer, sobald jemand Neues ins Team kam.

Ohne eine zentrale, regelkonforme Lösung bestand ein reales Risiko: Die operativen Prozesse wären ineffizient geblieben, und wichtige regulatorische Anforderungen wären nicht zuverlässig erfüllt worden.

Unsere Lösung: VIBeS für das Vertragsmanagement im Glasfaserausbau

2023 übernahm iits-consulting die Entwicklung von VIBeS (Vertrieb, Implementierung, Betrieb und Steuerung). VIBeS ist ein Vertragsmanagementsystem für Kooperationsverträge im Glasfaserausbau. Der Auftrag umfasste fünf Ziele:

• Einheitliche, nachhaltige Verwaltung der Kooperationsverträge
• Vollständige Einhaltung der Konzernrichtlinien und Sicherheitsanforderungen
• Revisionssichere Ablage und Recherche von Dokumenten
• Weniger operative Komplexität
• Verlässlicher Wissenstransfer und Kontinuität im Team

Unser Team verstand das Projekt als strategische Weiterentwicklung bestehender Prozesse. Deshalb haben wir etablierte Workflows hinterfragt, Annahmen geprüft und jede Entscheidung am langfristigen Nutzen für die Organisation gemessen.

Das Ergebnis: VIBeS erfüllt die Anforderungen des Telekom-Konzerns an Sicherheit, Compliance und Zusammenarbeit. Gleichzeitig vereinfacht es die tägliche Arbeit in den Fachbereichen spürbar.

Business Impact: Vertragsmanagement im Glasfaserausbau heute

VIBeS ist heute eine etablierte Plattform im Konzern der Deutschen Telekom. Sie gibt komplexen Kooperationsverträgen im Glasfaserausbau eine einheitliche, transparente und revisionssichere Grundlage.

Mitarbeitende erfassen Vertragsinhalte schneller und finden benötigte Dokumente zuverlässig. Dank integrierter Erinnerungen bleiben kritische Fristen im Blick. Ein KPI-Dashboard zeigt die steuerungsrelevanten Kennzahlen und unterstützt ein besseres Vertragsmanagement im Alltag. Ein Informationsportal ermöglicht zudem eine strukturierte Zusammenarbeit mit den Kooperationspartnern.

Neben weniger manuellem Aufwand hat VIBeS den Wissenstransfer, die Compliance und die langfristige Kontinuität im Team verbessert.